Tietosuojakäytäntö
Tietosuojakäytäntö
Regulyn Oy (Regulyn Ltd) | Y-tunnus 3572857-9 Versio 1.0 | Voimassa 1.7.2026 alkaen
Keitä olemme
Regulyn Oy, Suomi, on tässä tietosuojakäytännössä kuvatun tietojen käsittelyn rekisterinpitäjä. Tietosuoja-asioissa voi ottaa yhteyttä osoitteeseen [contact@regulyn.com].
Kun käsittelemme henkilötietoja asiakkaan puolesta toimeksiannon aikana, toimimme henkilötietojen käsittelijänä, ja tämän tietosuojakäytännön sijaan sovelletaan asiakkaan tietojenkäsittelysopimusta.
Kenen ja mitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita, kumppaniorganisaatioita, verkkosivuston kävijöitä ja tapahtumien osallistujia koskevia henkilötietoja.
Tyypillisiä käsittelemiämme tietoryhmiä ovat:
- Asiakastiedot – asiakkaan yhteystiedot, sähköpostiviestintä
- Laskutus- ja maksuasiat – laskutus- ja maksutiedot, laskut, saatavat
- Potentiaalisten asiakkaiden tiedot – nimi, sähköpostiosoite, yrityksen nimi, toimiala
- Markkinointitiedot: nimi, sähköpostiosoite, uutiskirjeen tilaus, osallistutut tapahtumat
- Verkkosivustotiedot: IP-osoite, vieraillut sivustot, evästeasetukset
Tietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- asiakassuhteiden hallinta
- palvelujen toimittaminen
- laskutus ja kirjanpito
- asiakashankinta ja verkkosivuston analytiikka
Käytämme seuraavia oikeusperusteita: sopimuksen täyttäminen, oikeutettu etu, suostumus ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.
Säilytysaika
Henkilötietojen säilytyskäytäntömme vaihtelevat henkilötietoryhmän ja käsittelytarkoituksen mukaan. Yhteenveto tyypillisistä säilytysajoista on esitetty alla:
- Asiakastiedot – 2 vuotta viimeisimmästä toimeksiannosta
- Laskutus- ja maksutiedot – 6–10 vuotta kirjanpitomääräysten mukaisesti
- Potentiaalisten asiakkaiden tiedot – enintään 1 vuosi viimeisimmästä yhteydenotosta, poistetaan välittömästi vastalauseen jälkeen
- Markkinointitiedot: enintään 2 vuotta viimeisimmästä yhteydenotosta
- Verkkosivustotiedot: enintään 12 kuukautta analytiikkaa varten, turvallisuuslokit enintään 2 vuotta
Tietojen lähteet
Saamme henkilötietoja suoraan sinulta, edustamaltasi organisaatiolta, julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, julkisista rekistereistä, ammatillisista verkostoitumisalustoista ja ammattilehdistä, sekä yritystietojen toimittajilta.
Kenelle tiedot luovutetaan
Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä kolmansien osapuolten markkinointitarkoituksiin.
Käytämme kirjallisten sopimusten perusteella GDPR:n 28 artiklan mukaisia tietojenkäsittelijöitä verkkosivuston hallintaan, viestintään, pilvitallennukseen, sähköisiin allekirjoituksiin ja tietoturvatukeen.
Voimme luovuttaa tietoja riippumattomille rekisterinpitäjille, kuten verohallinnolle, jos laki velvoittaa siihen.
Siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Säilytämme henkilötietoja Euroopan talousalueella aina, kun se on käytännössä mahdollista.
Jos palveluntarjoaja käsittelee tietoja muualla, siirto perustuu Euroopan komission riittävyyspäätökseen, mukaan lukien EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen mukainen sertifiointi, tai vakiomuotoisiin sopimuslausekkeisiin, joita tukee dokumentoitu siirron vaikutustenarviointi.
Tietoja tietystä palveluntarjoajasta on saatavilla pyynnöstä.
Emme harjoita GDPR:n 22 artiklan mukaista automatisoitua päätöksentekoa.
Miten suojelemme tietoja
Käytämme erilaisia organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä, kuten sitovia kirjallisia tietojenkäsittelysopimuksia, roolipohjaista pääsynhallintaa, sisäisiä käytäntöjä ja prosesseja sekä salausta.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja kopio niistä sekä oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua.
GDPR:n ehtojen mukaisesti voit myös pyytää tietojesi poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojesi siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Voit vastustaa, erityistilanteeseesi liittyvistä syistä, käsittelyä, joka perustuu oikeutettuihin etuihimme.
Voit kieltäytyä suoramarkkinoinnista milloin tahansa ilman perusteluja, ja lopetamme sen välittömästi.
Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, mikä ei vaikuta aiemmin suoritetun käsittelyn laillisuuteen.
Pyynnöt voidaan lähettää osoitteeseen [contact@regulyn.com]. Vastaamme pyyntöön yhden kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Jos pyyntö on monimutkainen, voimme pidentää tätä määräaikaa kahdella kuukaudella, ja ilmoitamme sinulle tästä ensimmäisen kuukauden kuluessa, jos niin teemme. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.
Valitukset
Jos katsot, että olemme rikkoneet GDPR-asetusta, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle.
Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, tietosuoja@om.fi, puhelin +358 29 566 6700. Pyydämme sinua ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta voimme ratkaista asian suoraan.
Tämän tietosuojakäytännön muutokset
Tarkistamme tämän käytännön säännöllisesti ja aina, kun tietojen käsittelyssä tapahtuu olennaisia muutoksia. Voimassa oleva versio on julkaistu osoitteessa www.regulyn.com/privacy.
Ilmoitamme sinulle ennen kuin olennaiset muutokset astuvat voimaan.